Cómo organizar un Taller: Guía completa y Check List
10 de enero 2024

Responsabilidades del promotor del evento
El promotor del evento juega un papel crucial en la preparación y ejecución del taller. Sus responsabilidades incluyen:
Gestión del espacio
Infraestructura del espacio:
- Verificar la ubicación y disposición de la sala (tipo aula) y proporcionar fotos
- Confirmar la posibilidad de colocar carteles
- Asegurar disponibilidad de parking
Detalles técnicos:
- Asegurar la disponibilidad de un proyector/pantalla y verificar compatibilidad con diferentes ordenadores (incluyendo MAC)
- Proveer puntos de luz, conexión WIFI, micrófono, sistema de audio y pantalla
Disponibilidad de recursos:
- Confirmar la disponibilidad de agua y café o acceso a una cafetería
- Asegurar espacios adecuados para comer y hacer networking
- Designar una zona de recepción para la firma de documentos
Captación de asistentes
- Convocatoria y público:
- Asegurar un mínimo de 20 asistentes
- Identificar y convocar a un público cautivo (emprendedores, desempleados, sector específico)
- Plan de comunicación:
- Definir los canales de comunicación
- Establecer un calendario de comunicación
Responsabilidades de Ciudadano Conversacional
Nuestra organización se encarga de varios aspectos clave para asegurar el éxito del taller:
Preparación del contenido
- Definición del programa:
- Diseñar el programa del taller y seleccionar a los ponentes adecuados
- Crear una landing page informativa para el evento
- Gestión de participantes:
- Registrar y realizar el seguimiento de los participantes
- Informar al promotor sobre el progreso de los registros
Logística del evento
- Organización del catering:
- Asegurar la provisión de comida/catering
- Materiales para los participantes:
- Proporcionar kits de participante
- Distribuir merchandising (si aplica)
- Documentación del evento:
- Documentar el evento con fotos y/o vídeos
- Preparación de branding:
- Preparar material de branding (rollups, camisetas, etc.)
Check List para organizar un Taller
Para facilitar la organización del taller, hemos desarrollado el siguiente check list:
- Confirmar disponibilidad y características del espacio
- Revisar detalles técnicos
- Evaluar el poder de vonvocatoria y tipo de público del promotor
- Definir el programa del Taller y seleccionar ponentes
- Crear la landing page y gestionar el registro de participantes
- Organizar comida/catering si es necesario
- Proporcionar Kit de Participante y cualquier merchandising
- Documentar el evento
- Preparar material de branding (rollups, camisetas, etc.)
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