Cómo organizar un Taller: Guía completa y Check List

Responsabilidades del promotor del evento

El promotor del evento juega un papel crucial en la preparación y ejecución del taller. Sus responsabilidades incluyen:

Gestión del espacio

Infraestructura del espacio:

• Verificar la ubicación y disposición de la sala (tipo aula) y proporcionar fotos
• Confirmar la posibilidad de colocar carteles
• Asegurar disponibilidad de parking

Detalles técnicos:

• Asegurar la disponibilidad de un proyector/pantalla y verificar compatibilidad con diferentes ordenadores (incluyendo MAC)
• Proveer puntos de luz, conexión WIFI, micrófono, sistema de audio y pantalla

Disponibilidad de recursos:

• Confirmar la disponibilidad de agua y café o acceso a una cafetería
• Asegurar espacios adecuados para comer y hacer networking
• Designar una zona de recepción para la firma de documentos

Captación de asistentes

• Convocatoria y público:
  • Asegurar un mínimo de 20 asistentes
  • Identificar y convocar a un público cautivo (emprendedores, desempleados, sector específico)
• Plan de comunicación:
  • Definir los canales de comunicación
  • Establecer un calendario de comunicación

Responsabilidades de Ciudadano Conversacional

Nuestra organización se encarga de varios aspectos clave para asegurar el éxito del taller:

Preparación del contenido

• Definición del programa:
  • Diseñar el programa del taller y seleccionar a los ponentes adecuados
  • Crear una landing page informativa para el evento
• Gestión de participantes:
  • Registrar y realizar el seguimiento de los participantes
  • Informar al promotor sobre el progreso de los registros

Logística del evento

• Organización del catering:
  • Asegurar la provisión de comida/catering
• Materiales para los participantes:
  • Proporcionar kits de participante
  • Distribuir merchandising (si aplica)
• Documentación del evento:
  • Documentar el evento con fotos y/o vídeos
• Preparación de branding:
  • Preparar material de branding (rollups, camisetas, etc.)

Check List para organizar un Taller

Para facilitar la organización del taller, hemos desarrollado el siguiente check list:

1. Confirmar disponibilidad y características del espacio
2. Revisar detalles técnicos
3. Evaluar el poder de vonvocatoria y tipo de público del promotor
4. Definir el programa del Taller y seleccionar ponentes
5. Crear la landing page y gestionar el registro de participantes
6. Organizar comida/catering si es necesario
7. Proporcionar Kit de Participante y cualquier merchandising
8. Documentar el evento
9. Preparar material de branding (rollups, camisetas, etc.)

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